Regole di buona gestione di uno studio odontoiatrico.

Analizziamo le regole di buona gestione di un’attività professionale.

Il successo del Tuo studio odontoiatrico, come detto finora, non dipende esclusivamente dalla qualità delle prestazioni cliniche erogate al paziente. Alla base della sostenibilità dell’attività professionale risiede una corretta gestione.

Cosa s’intende per corretta gestione?

Partiamo con il definire un elenco delle principali regole che il medico-odontoiatra dovrebbe seguire per combattere il dinamismo dell’attuale scenario odontoiatrico:

1. Corretta organizzazione dello staff;
2. Gestione dei ruoli in base alle competenze specifiche del personale;
3. Equa assegnazione dei compiti e delle mansioni;
4. Gestione dei flussi di lavoro e di cassa per garantire la redditività, solidità e liquidità dell’attività professionale;
5. Gestione dei nuovi contatti;
6. Gestione delle visite dei pazienti;
7. Gestione e recupero degli appuntamenti annullati.

La gestione dello studio odontoiatrico e/o laboratorio odontotecnico è un compito assai complesso che richiede un’attenzione particolare. Come abbiamo visto, si articola in vari step da seguire con estrema diligenza per orientare lo studio e/o laboratorio alla crescita.

Gestire un’attività vuol dire definire, indirizzare e coordinare i comportamenti delle persone che la compongono.

Definire quindi l’assetto organizzativo dello studio odontoiatrico e/o laboratorio odontotecnico, significa concretamente DECIDERE quante persone svolgeranno quella specifica attività e quali ruoli affidare secondo

le competenze di ognuno, per far si che la gestione interna dello staff sia dinamica. Lo staff del personale deve quindi risultare un insieme unitario, dinamico e flessibile in modo tale che le mansioni assegnate vengano svolte secondo i principi dell’efficienza e dell’efficacia. È quindi essenziale che alla base vi sia un atteggiamento di coordinamento e integrazione, necessario a fronteggiare le sfide che il settore odontoiatrico sta vivendo.

Sul fronte della gestione dei flussi di lavoro, sappiamo che lo studio odontoiatrico è considerato una piccola impresa dove al suo interno si svolgono una serie articolata di mansioni. Il loro coordinamento affiancato a una periodica gestione dei flussi di cassa, determinano la redditività, solidità e liquidità dell’attività professionale.

Parlando concretamente, con redditività s’intende la capacità dell’attività a generare ricchezza tramite una corretta gestione. Con solidità e liquidità ci riferiamo alla capacità dell’attività di far fronte ai pagamenti rispettivamente nel medio-lungo e breve periodo.

Per determinare tali indici, il professionista sarà quindi tenuto a monitorare costantemente l’analisi dei costi attraverso la classificazione del CONTO ECONOMICO che mostrerà la sintesi del reddito prodotto, utile a definire previsioni sulla capacità dell’azienda a produrre reddito per l’esercizio futuro.
Il medico-odontoiatra per evitare il verificarsi di perdite economiche periodiche potrebbe:

1. Abilitare lo studio al pagamento online delle prestazioni erogate per un’efficace gestione degli incassi
2. Analizzare il costo orario della poltrona e verificare se vi è un insufficiente utilizzo della stessa, perché ogni spreco di tempo determinerà un aumento dei costi, oppure potrebbero essere presenti troppe poltrone rispetto al numero di operatori;
3. Abilitare lo studio a sistemi informativi di monitoraggio e controllo delle perfomance dell’attività.

I PAZIENTI sono l’elemento chiave del successo di uno studio odontoiatrico.

Saper gestire le loro visite e recuperare gli appuntamenti annullati è alla base della loro soddisfazione. Nel mercato attuale è necessario riuscire a mantenere alta la percezione che il paziente ha di voi per evitare il verificarsi di una perdita. La sala d’attesa ad esempio è il luogo perfetto per la trasmissione strategica dei vostri valori, della vostra mission.

La comunicazione trasparente e continua con il paziente attraverso aggiornamenti, ad esempio sullo stato di avanzamento dei tempi di attesa o su possibili cambiamenti di programma sono alla base dell’aumento della percezione che egli ha di voi e della vostra attività. Comunicare è essenziale per catturare la sua attenzione e permettergli allo stesso momento di percepire la vostra professionalità e qualità al fine di non farlo mai sentire “abbandonato”.

Queste sono solo alcune delle principali attività di una corretta strategia di controllo e gestione che il medico-odontoiatra dovrebbe considerare per orientare il proprio studio professionale alla crescita.

Un’appropriata organizzazione e gestione di tutte le attività articolate all’interno dello studio può quindi contribuire direttamente al successo di quest’ultimo, aumentando al contempo la soddisfazione del paziente.

IN PILLOLE

• Organizza il tuo staff
• Definisci i ruoli e le mansioni in base alle competenze specifiche di ogni persona
• Gestisci i flussi di lavoro e quelli di cassa con la classificazione del conto economico
• Gestisci i pazienti (nuovi e attuali)
• Ottimizza l’utilizzo delle poltrone per limitare il costo orario e ridurre il rischio imprenditoriale
• Abilita lo studio a servizi online di gestione delle chiamate per fissare gli appuntamenti e per il pagamento delle prestazioni

Il prossimo articolo si focalizzerà sul concetto di valore: valore potenziale e reale che il paziente ha di voi e di conseguenza della vostra attività professionale.

✔Come posso aumentare la soddisfazione del mio paziente?

✔Quali sono gli elementi da considerare per accrescere la percezione che il mio paziente ha di me?

✔Quali sono le strategie che posso applicare alla mia attività al fine di creare valore?

Queste e molte altre saranno le domande alle quali risponderemo nel prossimo articolo.

#STAY TUNED!