Strumenti gestionali come business monitoring

Con quali strumenti posso ottimizzare le performance della mia attività professionale e garantire il profitto cercato?

 I software gestionali come sistema di programmazione e controllo per la tua attività professionale: benefici e vantaggi.

Qualsiasi industria che si trovi a fronteggiare i cambiamenti generati dal dinamismo dello scenario nel quale opera, trova nella tecnologia la soluzione al problema. L’implementazione di nuove tecnologie come un sistema informativo di monitoraggio, gestione e controllo delle performance di tutte le attività interne allo studio e/o laboratorio odontotecnico può ridurre le tempistiche, aumentando da una parte la velocità delle procedure come la gestione dei dati anagrafici dei pazienti e dall’altra diminuire quel disallineamento tra flussi di lavoro e di cassa grazie al loro monitoraggio costante.

Ecco una lista di dati statistici che il medico-odontoiatra dovrebbe periodicamente controllare per orientare il suo studio al successo:

1. Raccolta e gestione dati anagrafici nuovi pazienti
2. Fatturato/Ricavi
3. Spese generali
4. Fatture attive
5. Gestione anagrafica e piani di cura dei pazienti attivi
6. Pazienti insolventi (tardivi nel pagamento della prestazione erogata)
7. Percentuale del costo orario delle poltrone
8. Gestione degli incassi

Come possiamo raccogliere e gestire tutti questi dati?

 Per ottimizzare e semplificare la raccolta e la gestione dei dati, il medico-odontoiatra e lo staff del laboratorio odontotecnico dovranno implementare all’interno della propria attività professionale un software gestionale che permetta di avere una visione costante e scrupolosa riguardo l’andamento aziendale.

Il medico-odontoiatra, per cavalcare l’onda dell’evoluzione del mercato, dovrà evolversi e innovarsi non solo a livello clinico, ma anche a livello gestionale.

La gestione economica aziendale dovrà essere integrata nelle attività dello studio, perché condizione sine qua non per la crescita dell’attività.

Le attività svolte all’interno dello studio, oltre le prestazioni cliniche erogate dal medico, sono numerose, solo per citarne alcune: prendere gli appuntamenti, accogliere il paziente, acquisire consensi riguardo l’utilizzo dei dati personali, fatturare le prestazioni erogate, monitorare gli acquisti di materiali, etc.

L’implementazione di un software gestionale che velocizzi e automatizzi gran parte di queste attività risulta essere la chiave di successo per lo studio.

Quali sono i vantaggi?

1. Gestione dei costi grazie al monitoraggio costante dell’andamento delle perfomance
2. Gestione dei tempi delle prestazioni e della sala d’attesa
3. Gestione delle risorse umane
4. Gestione del ciclo finanziario
5. Gestione dei rapporti con gli stakeholders
6. Accesso facilitato a dati clinici, contabili e anagrafiche dei pazienti
7. Sicurezza dei dati

Focalizzarsi sull’analisi, gestione, controllo e monitoraggio continuo e scrupoloso dei dati relativi alle attività interne ed esterne allo studio e/o laboratorio, permetterà di elaborare le statistiche necessarie per capire quali sono i punti di forza – debolezza e gli interventi necessari per ottimizzare le performance dell’attività professionale.

Che tipo di analisi interna si può fare per capire dove e come migliorare le performance aziendali?

 Lo studio dell’ambiente interno ed esterno l’azienda è parte cruciale nel processo di definizione del piano di management strategico.

La SWOT analysis è uno strumento largamente utilizzato grazie ai numerosi vantaggi di cui l’attività potrà beneficiare grazie alla sua implementazione:

1. [1]Facile da capire e da utilizzare grazie al semplice diagramma “ready to use”;

[1] Fonte: Swot analysis di Alan Sarsby

2. Applicabile a ogni livello organizzativo che si tratti di una piccola, media o grande realtà;

3. Applicabile a qualsiasi profondità dell’ambiente interno ed estero;

4. La struttura visiva della SWOT permette una maggior facilità di comunicare con gli stakeholders.

La SWOT analysis è lo strumento di management strategico che ci permette di analizzare i punti di forza e di debolezza dell’attività professionale considerati fattori interni, nonché le opportunità e le minacce provenienti dall’ambiente esterno.

Un’attenta analisi delle dinamiche interne ed esterne unita ad un processo strategico volto ad ottimizzare le perfomance aziendali e ridurre conseguentemente quel dislivello tra flussi di lavoro e flussi di cassa sono diventati oramai elementi essenziali per fronteggiare il dinamismo e l’evoluzione dell’attuale scenario odontoiatrico.

IN PILLOLE:

• Raccolta dei dati relativi alle attività interne ed esterne;
• Gestione dei dati attraverso implementazione di un software gestionale che permetta di automatizzare, velocizzare e monitorare i processi aziendali;
• Analisi SWOT per rilevare ad analizzare i punti di forza, di debolezza della attività e le opportunità non ancora sfruttate a pieno e le minacce provenienti dal mercato esterno.

Il prossimo articolo si focalizzerà sull’importanza per il medico-odontoiatra di costruire un processo strategico ad hoc che, unito alla SWOT analysis, permetta di orientare l’attività alla crescita.

 STAY TUNED!